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社内規程整備

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社内規程作成

社内規程作成フロー

①基本方針と責任者の決定
 社内規程制定の基本方針及び規程整備責任者を決める。規程整備責任者は各部門における担当者と全体の取りまとめ役である総責任者になります。
②現存規程収集
 現在各部門にある規程・マニュアル・規約などを集め、各部門毎にリストアップする。
③不足.追加項目の洗い出し
 リストアップした②を基に追加すべき項目、社内規程として取上げない項目に区分する。この判断は難しいので専門家への相談もしくは同業他社の社内規程を参考にする。
④スケジュール作成
 新設すべき項目数や全体の整備などを勘案して、一次案ができるスケージュールの作成を行う。遅くとも公開前1年~2年前までには必要です。
⑤決議.実施
 取締役会への上程・決議、そして発表・実施。
 
⑥修正.定着
 問題点が発生した場合には修正を行い、かつその定着を図る。
 

社内規程作成

 社内規程作成手順は、一般的に上記のような手順になりますが私の場合は以下の点から別の方法で作成しました。

規定作成を各部門担当者に依頼するには規程の様式・用語の説明などが必要であるがその時間が無い。
各部門担当者に依頼すると、いつできるか分らない(必ず期限を守らない人がいる)
修正があった場合、複数部門の規程に跨ると確認などに時間が掛かる。 など

 根本的には『時間が無い!』の理由で各部門への分業体制を行わず公開準備室の数人のみで行いました。
 更に、規程作りは0から作るのでは大変なので他の上場会社(できるだけ同業者)の規程をデーターベースコピーで貰い(なかなか難しいですが)、自社の規程として修正が必要な箇所だけ書き換え、骨組みができたところで各部門長に確認してもらい必要ならば修正・新設を行うという時間短縮を図った方法でした。
 このやり方がベストとは思いませんので、できるだけ公開準備期間には十分な時間を取りましょう。(とは言え実際には難しいですが・・・・。)

参考:【株式上場実務Navi】IPO専門家が語る[社内規程]

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