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社内規程作成

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作成ポイント

作成ルールを決める

用紙サイズ

 基本的にA4版です。また、パソコンで作成する際には、文字の大きさ・書体・余白等も決めて置きましょう。

構成の統一

 『前文』『第◎章』『第○条』『第△項』などの順序だて。改行の間隔や太字箇所など。

用語の統一

 「です・ます調」か「である調」の統一、通常「である調」、他に「または」か「又は」、「および」か「及び」、「場合」か「とき」、「○○部門」か「○○部」、「所属長」か「上司(上長)」、「1(半角)」か「1(全角)」、「Ⅰ」か「一」など。

窓口の一本化

 修正及び管理の窓口を統一する。修正や保管をする部署が規程によってバラバラでは、運用に支障をきたします。(修正されていない箇所が発生したり、必要な時にどこにあるのかわからない など)

間違い易い用語

規程と規定

 「規程」は、条文のまとまりを表す。「取締役会規程」「経理規程」などと使う。
 「規定」は、「監査役会規程第○条の規定により」「前条の規定により」などと使う。

以上と超えて

 「3,000円以上」は、3,000円を含み、「3,000円を超えて」は、3,000円を含まず3,001円から上をいいます。

以下と未満

 「3,000円以下」は、3,000円を含み、「3,000円を未満」は、3,000円を含まず2,999円から下をいいます。

ポイント

業務改善を前提

 社内規程の作成では、現状の状況をそのまま規定にするのではなく、『あるべき姿』で作成する必要があります。間違ったやり方をそのまま規程化してしまっては、問題ですので、作成においては、業務改善を前提に行なう必要があります。

規程とマニュアルの関係

  1)基本は規程、詳細はマニュアル

 規程の内容は、会社の規模や業種によって異なりますが、一般的に基本的事項については共通しています。これを基に、詳細についてはマニュアルでまとめていきます。骨子となる部分は規程で、実務の詳細についてはマニュアルという様に、両者を上手く使い分けて作成します。

  2)機動性

 株式公開では原則的に、会社における全ての業務を規定化することが求められ、その改廃は取締役会での決議が必要になります。そこで改正が頻繁に行なわれるような項目については、マニュアル等で明文化し、その決裁権限を部門長とするなどし、作成の段階において機動性等を考慮する必要があります。

法律・規定等の遵守

 社内規程の中には、法律や規定により制約を受けるものがあります。例えば、人事関連規程は労働基準法や民法等、経理規程では会社法・金融商品取引法・税法等により制約を受けますので、これらを遵守する必要があります。よって、作成時や最終チェック時には必要に応じて、専門家からのアドバイスを受け、法令違反がないようにしなければなりません。
 また、関連法令等に改正があった場合には、迅速な対応(必要な場合には改定)が求められます。

作成担当者の条件

関連法令・法規に対する知識および、法律用語の基礎知識がある
当該業務に精通し、他部署との関連性を理解している
文章表現能力を備えている
現場と規程の間に生ずる不一致の問題を解決する力(交渉力・信頼関係)がある。

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