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社内規程.整合運用

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整合性と運用状況

社内規程の整合性と運用状況

整合性と定着状況の確認

 社内規程の作成には多くの時間と労力を費やしますが、次なる難関は『整合性のチェック』『運用状況の検証』です。
 『整合性のチェック』は多くの人が関われば関わるほど難しくなります。規程の様式・用語・文章表現・名称については形式をすべて一致させなければなりません。更に規程内容は、社内帳票組織図業務フロー図などの他規定と矛盾があってはなりません。例えば仮払金は課長の決裁か必要なのに『仮払金申請書』に課長印欄がなく規程と帳票に矛盾がある、また作成途中で大幅な組織変更があったら悲惨です。規程・社内帳票・組織図・業務フロー図・職務権限などのすべてに矛盾が無いよう修正が必要です。この組織変更は、公開へ向けて実際結構あることで私はよく泣かされました。
 『運用状況の検証』としては運用実態との相違がないかおよび規程の定着状況の確認があります。

社内規程.整合運用

運用前のチェック

 あたり前ですが、規程は施行前に確実にチェックを行い施行後の修正は最小限になるよう心掛けましょう。後からの修正は連絡・徹底が難しく混乱を招く可能性があるからです。特に社員数が多くそのほとんどがいつも外出状態・支店が数多いなどの会社は、修正箇所を伝えたり・再度徹底するのは難しくなります。社内規程施行の開始前一度程度は関係者全員を集め説明することは可能かもしれませんが、修正の度に全員を集め説明を行うことなどできませんし、また現場の方(例えば営業部門の人)は『売上の増減で頭が一杯』で正直『規程の細かいことなど、なかなか気が回りません』、この状態で施行後度々帳票のフローに修正などしたらパニックになってしまうからです。

 私は幾度かの修正で、想像以上の実務担当者たちのパニックをまねいてしまいました。始めは「この程度の修正ぐらいちゃんと理解しろよ!」と内心思っていましたが、後々「この業務をしてるから規程の定着が気になるが、営業やってたら規程なんか・・・・知らん。現場の人がパニックになるのは確かに仕方ない」と思うようになりました。 規程は実際施行してみないと分らない箇所があるのも確かですが、修正箇所は施行前にできるだけ潰すように心がけることが必要です。

規程運用に際してのポイント

規程の目的や役割を社員に説明し理解させる
規程運用の体制を整備し、責任と権限を明確にする
規程は、いつでもだれにでも見られるように保管する・利用し易いように工夫をする
定期的に見直しを行なう・改訂手続を明確する
運用状況を定期的にチェックする・運用されない理由(不平不満)も調査し改訂に活かす
規程違反者に対する罰則を明確にする

改訂・維持管理

 社内規程は『作ったら終わり』というわけではなく、関連法令の改廃や外部環境の変化により、継続的に改訂を行なわなければ、違法行為が規程となっていたり、現実と乖離してしまうなどという事態になりかねません。
 改訂には改訂ルール(定期的・緊急的な改訂手続き)を決め、担当者や事務局を設け(窓口の一本化)、手続きと責任を明確にする必要があります。

改訂フロー 例

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