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決裁.報告.審査

会議体の整備

 非公開会社では、『会社法で開催が義務図けられている取締役会を全く開いていなかったり、会社法で取締役会の決議事項としている事項を決議していない、重要事項でないことまで取締役会で決議している』場合が多々あります。これらは公開会社としては問題がありますので、取締役会規程などを整備し決議事項を明確にしなければなりません。また、社内会議が多すぎる場合などは、効率性の観点から問題がありますので会議体の整備が必要となります。

 会議体の整備には、まず現状認識として現在行われている会議体を把握し、その運営状況等を掴む必要があります。更に検討しやすい様に必要に応じ結果を下記のような図(会議体一覧表)にまとめて書き出してみます。

 会議体には、会社法で定められている『株主総会・取締役会』の他にも各会社独自に行っている『営業会議・支店長会議・部長会議』などがあると思いますので、それぞれに目的・内容・議長・事務局・開催日・構成員・必要書類等も書き出します。
 書き出したならば会社法・社内規程を加味しながら、各会議に与える権限 決裁・立案・審査・報告事項を決めます。その結果、会議の目的・内容・構成員などに矛盾があれば修正を行います。ただこれはなかなか『一発合格』は難しく、実際に運営しながら修正を行っていく必要があります。

会議体一覧例

会議種類

チェック例

 社内の会議(課長会議・部門会議等)はどのような形態でも問題はありませんが、株主総会・取締役会は会社法で決められている事項が多々ありますので、これらに沿って開催するようにしなければなりません。例えば、取締役会では次のようなチェックが必要になります。

最低3ヶ月に1回は開催しているか(公開準備会社となれば通常月1回以上は開催が必要)
法定事項および重要な事項が決議されているか
議事録を作成しているか
他の会議と重複している決議事項はないか
会議の構成は適切か
上場審査上、同族関係者が取締役会総数の過半数を占めていないか(コーポレート・ガバナンスの機能)
上場審査上、名目的な取締役が存在していないか
上場審査上、監査役が取締役と同族関係にないか など

IR担当・外部窓口担当の会議への参加

 株式公開に向けてと言う意味で、IR担当や監査法人・証券会社担当などの外部への窓口となる方は、業務以外の会議でも可能な限り参加した方が良いと思います。と言いますのは、私の場合主に会計業務を行っていましたので、監査法人・証券会社から『自社製品の特徴・営業方法・新商品開発方法』の事柄に対する質問がされると答えられないことが多々ありました。そこで解決策として営業会議に参加させてもらうことにしました。ただ聞いているだけでしたが、実際の現場での問題点・営業戦略などが掴め、その後は質問への回答が多少なりともできるようになりました。

 外部からの質問は多岐に渡るので窓口担当になる方は、それに備えて自社の様々な事柄を把握していなければなりません。しかし会計・製造・営業・開発の全部を個々に情報収集するのは困難ですので、情報が集まる各業務の意思決定会議に参加することは時間・労力短縮に有効だと思います。

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