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株主総会.取締役会議事録

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会議議事録保存

株主総会.取締役会議事録保存

 株主総会・取締役会議事録の保存については、会社法で以下のように定められています。

株主総会議事録

 議事については、議事録を作成しなければならない。(318条①)
 本店に10年間、支店ではその謄本を5年間備え置いて、株主・会社債権者が閲覧・謄写できるようにする。(318条②③)

株主総会議事録記載事項

株主総会の名称
開催日時およびその場所
出席株主数とその議決件数
開始・終了の時刻、途中で休憩を取った場合はその時間と再開時刻
議長の選出(定款の定めによる場合はその旨)
報告事項の概要
各議案の要領および提案理由
各議案に対する審議の経過
重要な質疑応答など討議の概略
採決方法と決議の結果
動議が出されたときは、その内容と審議の状況、採決の結果

取締役会議事録

 議事録を作成し(369条③④⑤)、本店で10年間備え置かなければならない。(371条①)
 議事録は、株主・会社債権者の閲覧・謄写の対象となるが、株主総会の場合と異なり営業上の秘密にかかわる内容が多いから、裁判所の許可が必要とされている。(371条②~⑥)

取締役会議事録記載事項

開催の日時・場所
出席取締役・監査役の数(途中で出席・退席した者がいればその氏名と理由、欠席者なども記載)
議長の就任と開会宣言
報告事項の報告
議案の提出と提案理由の説明
協議・討議の内容
閉会宣言
年月日
署名または記名押印

 議事録には、どのような説明があり、どのような意見があったのかという、意思決定の過程を明らかに記載することが必要です。

年度予定表

 「取締役会は毎月第二木曜日のAM10:00から」と決めても、当初は『取締役会』は二の次・三の次と言う意識で「可能ならば行なう」程度の認識により、参加者(特にトップ)の別用件により延期・中止が多々発生するケースがあります。やむ得ない理由で参加できない場合は仕方ありませんが、あまりにも延期・中止が多くなると、取締役会の『業務執行における最高意思決定機関』としての意義も薄れ、組織的運営など難しい状況となってしまいます。

 以前訪問していた会社では、年度始めに年間会社行事スケジュールを決定し発表するようにしていました。結果、そこでは会議日に別用件を入れてしまう人はほとんどいませんでした。
 会議に欠席者が多かったり、延期・中止が多々ある会社では、このやり方を取り入れるのも良いかもしれません。

年間スケジュール表例

株主総会.取締役会議事録

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