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フローチャート.職務権限

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経理フローチャート

フローチャートとは

 フローチャートとは、業務(販売・仕入・出金業務等)の一連の流れ(業務フロー)を図表したものを言います。(このフローチャートは、審査申請書類である『Ⅱの部』の業務フロー図にて作成がすることになります。)
 この業務フローの精度が、社内帳票整備で説明しました帳票を生かすのも殺すのも、大きく言えば企業の組織機能構築の成否に係わって来ます。特に経理関連(資金関連)フローに問題があれば、業務の停滞・不正・処理ミス等の発生する可能性が大きくなり、会社機能の根幹に影響します。

 未公開企業では今まで業務フローをあまり意識して来なかった場合が多いと思いますが、公開企業となると今までと違い第三者の資金を預かりそれを管理・運用する責任が生じてきますので、社内における管理体制・牽制機能をしっかりと整えなければなりません。株主からみてもこれらが整えられていない企業では、自分の投資資金が有効的に運用されるのか不安が生じ投資魅力も薄らぎます。
 公開をし外部投資家から資金を預かるためには、前提としてその資金を管理・運用する体制を整えることは不可欠です。

フローチャート作成ポイント

職務権限の分散 

 中小企業ではともすると全権が社長に一極し、コピー用紙を頼むのも社長の許可(決裁)が必要などというケースに出会うときがあります。これは極端な例かもしれませんが、大抵の場合ほとんどの権限が社長に一極しています。
 このやり方では企業成長とともに支障をきたしますし、いつかは物理的にも不可能になり人材も育ちませんので、ある程度の権限は管理者等に委譲することが必要になってきます。
 職務権限委譲には『責任=権限』等を考慮し、決裁人と現金管理者を分けるなど内部牽制機能を働かせる体制にしなければなりません。社内帳票整備で例示した職務権限規程表を作成してみるのもよいと思います。

現場への浸透

 折角良いシステムを作っても運用されなければ『絵に描いた餅』となってしまいますので、作成したフローを社員全員に浸透させ実行しなければなりません。しかしこれは作成する以上の大仕事で、社員が多い・支店等が各地に散らばっているとなると更に困難です。
 浸透を容易にするためフローは、現状あるものをできるだけ生かし(大きな変更をすると大混乱となりますので)、現場サイドに立ち簡素なフローに仕上げることが必要です。そして一番大事なのが根気・信頼関係です。

参考:内部統制入門Navi[業務フローチャート]

業務フローマニュアル具体例

 業務フローを現場に根付かせるためのマニュアル例

業務フローマニュアル①

フローチャート.職務権限

 ※帳票記入が必要な箇所に赤丸を付け記載内容説明と記載例を記入した見本

業務フローマニュアル②

フローチャート.職務権限

 ※産能大式フローチャートを基本に、絵など用いて理解し易くしたもの

業務フローマニュアル③

フローチャート.職務権限

 ※フローを文章にしたもの

 そして浸透させると次には更なる壁があります。それは期日を守らせることです。これが月次決算を作成するに当っての最大の難所であり、これはなかなか解消することはありません。恐らく月次決算を続ける限り続けられる現場との戦いです。(書類が期日にすんなり届くような会社に、未だにお目にかかったことはありません。)

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