実務責任者

　株式公開準備室(プロジェクトチーム)は、これはこれから行われる公開準備作業を中心となって押し進めてゆくチームであり、その人選は以後のプロジェクトの進行具合に大きく影響を及ぼします。特にそのリーダーの選出は重要です。

　株式公開準備における最高責任者は社長でありますが、実際の実務は社内規定作成・予算管理・申請書類作成など多岐に渡り、そのボリュームも大きいため実務担当として別に実務担当責任者（リーダー）を設けます。この実務担当者は全社に号令できる立場で、公開準備作業の進行に必要な権限を持っている必要があり、一般に現財務の責任者・現総務の責任者などの管理部門の総責任者で取締役である方が選任されるパターンが多く、公開後も引き続き株式市場に関する事項の中心となってゆきます。

　当初は、社長と実務責任者が監査法人・証券会社などとの打ち合わせを行って株式公開に関する前準備を進めて行き、実作業が増えるに従い必要に応じ適任人材を補助として、チームに1〜3人程度加えて行きます。ただしベンチャー企業の場合は、人員的に全てを専任者として確保するのは難しく、他の業務と兼任することが多くなります。

　実務責任者を公開準備の為に新たに人材を雇用することがありますが、できるだけ社内で勤務年数がある程度長い方を選任された方が公開準備作業がスムーズに行くと思います。 実務責任者は何も株式公開に詳しい人や会計に長けている人でなくても構いません。実際の公開準備は監査法人・証券会社・コンサル会社等を利用しながら進めて行けばよく、専門知識を要する会計業務等は適任者が居ない場合はそれを補うために専門知識のある人を新たに雇ってその人に実作業を行ってもらい、足りないところは2〜3年の間に勉強し補ってもらえばよいのです。リーダーとして選任する人には知識よりも、向上心があり・新たなことに挑戦する意欲を持ち・社員に慕われている方が適任です。

　と言うのは、公開準備は会社全体を動かす必要があり、全社・全社員の協力が不可欠となりますので、勤務年数が長く会社全体を把握し全社員に『顔が利く』方のほうが支持も行き渡り易くその支持も受け入れ易くなり、準備作業の効率がよくなるからです。
　このことは私の経験から言えることで、私は株式公開準備会社に途中入社で数社の実務を経験しましたが、株式公開の知識がいくらあるからといって会社全体を動かす様な作業は、信頼関係の薄く・事業内容・社風・変遷も把握していない状況では困難な場合があります。そんな時に社歴の古い実務責任者の手助けは大変助かりました。

　『わが社もそろそろ公開を視野に入れようか』とお考えのある社長さんで、もし自会社にプロジェクトリーダーと成る人材が見当たらない場合は、公開準備開始以前から『社長の右腕と成り得る・リーダーと成り得る』人材の確保・育成を考えてゆくのも必要ではないでしょうか。

株式公開準備室の主な業務

• 株式公開スケジュール策定
• 上場基準の検討
• 主幹事・監査法人等への対応
• 会計制度の整備
• 経営計画(事業計画)作成及び予算統制
• 会議体・社内規程の整備
• 関係会社・利害関係者取引の整備
• 上場申請書類の作成
• 上場審査への対応
• 各部門間の調整・資料収集等

運営のポイント

　プロジェクトを成功させるためのポイントとして、以下の項目があげられます。

　■株式公開準備室の位置づけ

　プロジェクトを立ち上げた場合、通常既存の組織から独立して運営され、プロジェクト組織自体は既存の組織のどこかに位置づける必要があります。プロジェクトには『権威性』が必要であり、関連する部門に発言権がある位置に組織を置かなければ、その組織は機能しません。
　株式公開準備室の場合、全社に関わるものであり、組織上の位置づけを全社が統括できる上位にし権限を確保できる立場にするため、通常全社が統括できる社長直轄にします。もし、組織上の位置づけが低い場合は、各部署の協力を仰ぐ強制力が働かず意見調整もできず、身動きができなくなってしまいます。

　■実行計画の策定

　日常的な業務であれば、大半が繰り返しの業務であるため今までの経験で計画がなくても、大きな問題となることはあまりないかもしれません。しかし、株式公開準備は今まで経験をしたことのない前人未到の目標への挑戦です。この場合計画が曖昧ですと、試行錯誤が多くなり思わぬところで時間やコストを浪費してしまいます。
　そこで実行に入る前に計画を立て、計画と実際との『計画差異』が把握できるようにします。定期的に進捗の管理を行ない、計画と乖離しているものについては是正をすることで、目標達成を確実なものにします。
　また計画は、メンバーが目標に向かって効率よく動くためにも必要で、実行段階での行動基準となります。

　■ルールの明確化

　株式公開準備室では、いくつかの部署から集められることも多く、また外部の支援機関も関わってきますので、円滑な運営にはルールの明確化が必要になります。そこで計画の段階で、『責任と権限』『役割分担』などの運用ルールと『議事録』『連絡事項』などのフォーマットなどを決めておきます。

　■会議体

　会議(定例会・報告会等)の開催頻度・参加メンバー・会議の目的・報告内容・提出資料等を事前に決めておきます。これらの会議は、プロジェクトメンバーの良好なコミュニケーションを維持するためにも重要ですが、形骸化しないように留意することが必要です。