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事前準備.効果

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会議事前準備

事前準備の必要性

 会議は多くの人の時間(コスト)を割いて行われていますので、ただの時間浪費にならぬよう効果的なものにする必要があります。

 では、会議を効果的にするにはどうしたら良いかといえば、『会議の成否は事前準備で8割が決まる』といえます。事前準備無しで行き当たりばったりで行えば、多くの時間が費やされ、結果も無残なものとなってしまう可能性が大きくなります。特に経営会議は上層部の方が参加し、その内容は会社の今後を左右するものですから、しっかりとした事前準備を行い確実な意思決定を行える環境設定が必須になります。

事前準備項目

会議の目的の理解・把握

 会議目的で前述した目的を参加者全員が理解・把握する。

メンバーの選定

会議で決まったことを実行できる立場である。
適切な人数=(会議時間-20分)÷(1分×10回発言) 会議時間からあいさつ・まとめ時間20分を引き、一人当たり1分間の意見を10回発言するとする。
議題に対し知識・見識があり、発言力のある。

日時・会議時間の決定

 会議の開始日時は決めますが、終了時間を決めない場合多々あります。終了時間を明確にし時間内で結論が出るように各人に意識付けをさせることが必要です。

役割分担

議長・・・経営会議の場合は通常社長がなる(ただし、アイデアなどを出す会議においては、上役が担当すると自由な意見が出し難くなる場合がある)
記録係・・・議事録作成者・ホワイトボードを使う場合はその記録者
タイムキーパー・・・必要に応じて時間オーバーを繰り返す場合などは設ける
事務局・・・当該会議の責任部署

資料作成

 会議の内容にもよりますが、例えば経営会議のように経営成績から今後の方向性等を検討し、何らかの意思決定を行なう必要がある場合、判断に必要なデータ等が事前に集計されていなければなりません。

 会議では『共通の土俵で議論』する事が前提で、参加者がそれぞれ自分の有利な資料を持ち寄っていたのでは、議論になりません。経営会議では、実績を示す月次決算資料と近い将来の収益・利益向上を目的とした報告書が『共通の土俵』として欠かすことはできません。

 最低限の資料を会議前に作成し参加者は目を通し、会議での発言内容を端的に短く行えるよう準備をする。

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