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会議ポイント

会 議 前

資料作成

資料作成担当は、会議開催前のできるだけ早い段階で会議参加者に資料を配布する。
資料はできるだけ定型にする。
枚数はできるだけ少なくする。
項目番号やページ番号を設定する。(グラフなどが複数ある場合なども番号を設定する)

資料理解

参加者は必ず会議前に資料に目を通しておく。
前もって自分が行う主張・質問等の発言内容を整理する。

会議の目的意識

当該会議は何が目的なのかを理解する。
当該会議での自身の役割は何なのかを確認する。

会 議 中

時間管理

定刻通りの開始。(遅刻者に合わせる必要はない)
発言は「先ず結論、要点は短く」を心がける。
一回の発言は1分を目安に。
会議中に終了時刻を確認(時間内結論を意識)、長い発言者には注意。
参加者全員に「時間・コスト」を意識させる。

他人の意見を聞く

発言者に顔を向け聞く。
話の内容の整理・記憶のためメモを取る。
うなずくことは「賛同」だけではなく「わかりますよ」の合図になる。

同意

良い意見にには積極的に賛同する。
「全賛同」だけではなく「部分的」賛同の活用。
活気ある会議は意見を戦わせるだけではない。良い意見を賛同することは、積極的な発言を生み易くする。

反論

反論は「しかた」に気をつけなければ、感情的対立になる。
反論は先ず肯定から入る。
相手を気遣う気持ちを持つ。

質問

できるだけ1回の発言につき1つとする。
質問は尋ね方によって「攻撃」に変わる性質を持っているので、自己主張は加えず「尋ねる」を意識。
質問の際は的を絞り具体的に答えられるように工夫し、答えてもらうことへの感謝の気持ちを持つ。
相手に考える時間を与える。
知識不足(言葉の意味・状況を尋ねる)による質問、聞き取れなかった、知らされていなかった事実の確認などの質問はしない。

結論

可能な限り多数決ではなく、満場一致で決める。
5W3Hを明確にする。

会 議 後

議事録管理

議事録の作成・管理・保管は、担当を決め確実に行う。
・議事録の記載事項(会議名・開催場所・開催日時・参加者・議題・資料・議事詳細・決定事項・実行内容・次回会議予定 等)
保管ルール(保管期間・閲覧者・場所)を決める。(会社法上、取締役会議事録は10年本店に備え置く必要がある)

決定事項の実行

最終的な会議の良し悪しは、決定事項の確実な実行性による。
決定事項には『担当者』『締切』を設定し、責任の所在を明確にする。
次回会議などで常に進捗度の管理を行う。
実行されない時は必要に応じ、本人の意識改革・協力者必要性・担当変更・実施方法の変更・障害の除去方法などを検討する。

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