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業務フローチャート

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フローチャート作成ポイント

業務フローチャート作成ポイント

Point1

 公開申請書類に組み込まれている業務フローは前述しまたしが、通常の業務改善における効率性や合理性などを追求する改善プロジェクトと異なり、信用性・牽制機能の働き・規程や帳票との整合性などを重要視します。具体的には、対外的に確実な代金回収、対内的に不正防止などを意識して作成します。

Point2

 『規程や帳票との整合性』は、最初はとれていても次第にバラバラになってしまう可能性があります。例えば「フロー図を修正したが規程・帳票は直していない」などで、複数の人間で作成していればしてるほど成り易くなります。公開申請書類にはこの他にも、1つを修正すると他に3.4つ直さなければならないケースが多々あります。予め修正する場合のルール等を決めておく必要があります。

 特に組織変更を行なった場合は、申請書類・規程・帳票だけでなく、経理業務(予算編成・セグメント・会計ソフトの部門別設定)など大きな修正が必要となります。

 

Point3

 既に上場している企業の業務フローを真似て、フローチャーを作成する方法もありますが、このやり方では書類はできても運用・定着が大変になります。
 社歴が長く、ある程度の業務フローが出来上がっている企業ほど、変化への対応ができなくなっています。慣れ親しんだやり方を替えさせることは、想像以上のパワーが必要ですし、現場にも大きな負担となります。

 上場には、既存の業務フローの改善が必要となる場合もありますが、できるだけ今のやり方を活かす方法を考えることが、後の運用・定着への近道になります。

Point4

 現実的には審査で「実際に現場に行きフローの実状を見る」場合でも短期間の審査ですから限界があります。「フロー図を見ながらの質問」「処理済の帳票を見て収受印があるか」「内部監査暦があれば確認」が中心になると思います。特に、処理済みの帳票に不備がないか(承認印が無い・記載事項が書かれていない など)注意しましょう。

Point5

 産能大式のフロー図はフローが正しければ(わかれば)、記入方法(記号やルール)が多少間違っていても気にされませんでした。(もしかすると見る人も正確には知らないのかも)
 今回このコーナーの作成するために産能大式を改めて勉強しましたが、過去作成したフロー図をみると間違いだらけという結果の実体験からです。

Point6

 一般的な経理・財務の業務フローとしては、経済産業省のホームページにあります以下のページを参考にするとよいです。

経済産業省:[経理・財務サービス スキルスタンダード]

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