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業務フロー定着化

業務フローマニュアル作成

 業務フローの定着化には、フロー作成以上のパワーが必要です。作成までは自分が頑張れば何とかなりましたが、今度は人に動いてもらわなければなりません。自主的にフローを実行してもらうには、定型フローの必要性・有効性を十分理解してもらう必要があります。と言ってもこれがなかなか難しいものです。
 下記はフローを理解し易いように作成したものです。

フローチャートを挿絵で作成

業務フローチャート

フローチャートを文章化

業務フローチャート

業務フローの浸透には

 業務フローを現場の人に実行してもらうために最初そのまま『フロー図(産能大式)』配布しましたが、「分らない!もっと分りやすい図で」という言葉を受け「まー それもそーだ」と上記の『フロー図(挿絵版)』を作成再配布しました。

 すると今度は「要点をまとめた文章で」と言われ上記の『フロー図(文章化版)』を作成再々配布しました。結果はどのような書類を作成しても実際の行動にはなかなか反映されませんでした。苦労して作った書類はあまり見られることもなく、分らないと直接か内線電話などで尋ねられ活用されているとも思えませんでした。結局「人は自分の仕事が増えたり面倒な事は何だかんだと理由をつけ避けたがるもだ」と遅まきながら実感し、「こんな受身的なやり方ではだめだ!積極的に行こう!」と経理に上がって来る書類で不備なものを見つけては、『作成者の部署に行き直にやってくれるまで説明又は説得』するやり方に変えました。

 前記の『定型フローの必要性・有効性を十分理解してもらい自主的に実行してもらう』なんて夢のまた夢、極端に言えば「情景反射(この書類が来たらここに印する)で構わないから次に廻す。但し『決裁』したからには責任が発生する。」だけ理解してもらいとりあえず実行してもらうことを重視し、定型フローの必要性・有効性の理解は後々してもえばよいという思いでした。

 公開を目指す新興企業の多くが今まで売上・利益を伸ばすことに心血を注ぎ、組織体制の整備があまり進んでおらずこの準備期間で一気に行うケースが少なくありません。組織運営に不慣れな状況下でただ図やマニュアルを配ってもなかなか理解されません。こんな場合の定着化には、頭で考えるよりも先ずやってもらう『習うより慣れろ!』が一番だと思います。

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