業務フローチャート

業務フロー現状調査方法

　業務フロー現状調査には、面接法・質問法・観察法・資料法などのいくつかの方法があります。この中で公開申請書類であるフロー図の作成に適しているのは面接法です。
　公開準備は大抵の場合時間的余裕はありませんので、質問法での「質問事項を列挙した用紙を該当部署に渡し記入後返還してもらう」という受身的やり方ではいつになったら終わるかわかりませんし、『質問書の配布』となると現場サイドのイメージも「何だ！偉そうに」とよくは思われない場合もあります。

　時間短縮・コミュニケーション作り・現場の雰囲気知るためにも面接法がベストでしょう。

業務フロー現状調査を面接法で行う場合の前準備

面接者の選定

　該当部署の管理者ではなく、実際に業務を行っている担当者に対し行う。管理者では細部まではわからない場合が多いので、実際に業務を行っている担当者がよい。
　面接を数度行うのならば、管理者→担当者の順

面接の場所・時間

　面接は、担当者が実際に業務を行っている場所で行う。実際に使用している伝票・帳簿が在り現場の雰囲気も掴めますし、面接者は慣れ親しんでいる場所であり話がし易い環境なので。
　面接は実務を行う時間を割いて行いますので、必要以上の負担を強いないように開始時間・面接時間を予め手配しておくことが必要です。

資料・質問事項の整理

　「業務フローを教えて」と言っても現場ではなかなか理解できませんし要領を得ません。そこでわかる範囲内で予めフロー図を作成して、聞き取りながら違う箇所を修正する方法が手っ取り早いです。また実際に手を動かしフロー図を作成することは、質問事項を絞り込む事にも役立ちます。

　各部門で、規程、マニュアル、発行・記帳・作成している帳票および外部から入ってくる帳票を集めておいてもらよう、事前に依頼しておきます。(集める帳票は、記入前のものと実際に記入されているものを集めます。)
　可能ならば、事前にこれらの帳票をチェックしておくと、更に効果的です。

　面接終了後は記憶が薄れないうちに出来るだけ早く取りまとめ、問題点・改善点を整理する必要があります。

業務改善

　株式上場における業務フローチャート作成においては、一般的な業務改善が目的とする効率性や合理性よりも内部統制が機能しているかが重要になりますが、日頃の問題点を洗い出し業務改善も同時に行なうことで、現場からの協力を受け易くする効果もあります。
　この場合、面接の際に各担当者から日頃考えている問題点や改善方法なども聴取しておく必要があります。ただし、揚げられた問題点の中には個人的な要望や願望も混じってくることもありますので、すべてを鵜呑みにするのではなく見極めが必要です。

参考：[業務改善]