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購買.外注管理

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購買.外注管理

購買管理フロー

 購買管理は、企業の営業活動である販売・製造等をするために不可欠な材料・商品を購入・供給すると言う、重要な役割を担う業務です。公開審査では、購買管理業務が整備されていなければ、仕入れ物品の安定供給できず、営業活動が滞る可能性があると判断されるケースもありますので、確実な整備・実施が求められます。
 購買管理制度を『発注業務・検収業務・支払業務』に区分した場合、以下のような流れになります。

①発注業務
生産・販売計画等に基づく購買計画の策定
適正な手続きによる発注作業
各部署に適宜に材料・商品を供給するための納期管理
②検収業務
発注内容・納品書と納入物品との照合
検収後、適切な仕入計上基準による会計処理
③支払業務
請求書と注文書・仕入元帳との記載内容の確認
適正な手続きによる支払作業

購入管理ポイント

発注業務

購買担当者と発注先との癒着等による不正が起こる可能性があるので、定期的な担当者の配置転換等の配慮
発注作業を行なう場合、契約書を交わすことが最良ですが、現実には口頭によるケースも多々ありますのでこの場合には、発注内容や条件によるトラブルを回避するために、発注記録を書面に残す等の配慮
新規購入の場合には、購入価格や購入条件について数箇所からの見積書を取り寄せ購入先の検討、また継続購入の場合も定期的な検討が必要

検収業務

経理部等に検収済情報が迅速に伝わり、適確な仕入計上が行なえるシステムの構築
不良品の返品・値引き・割戻し等がある場合の手続きの整備

支払業務

内部牽制が機能している支払業務フローの構築
資金計画への留意

外注管理

 外注管理のフローについては購買管理フローとほぼ同じですが、管理ポイントとしては以下の事項が挙げられます。

外注管理ポイント

自社の生産能力不足・コスト削減・自社に無い技術所有等の、外注を利用するか否かの判断基準の整備
品質・価格・技術力・生産能力等からの、外注先の選定基準の整備
外注先へ原材料を無償支給する場合と有償支給する場合とでは、経理処理・在庫管理方法が違うので留意が必要(無償支給の場合所有権が移転せず自社による在庫管理となる)

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